Les meilleurs systèmes de gestion des flux de travail sur le marché.

Qu’est-ce qu’une gestion de flux de travail ?

Un workflow est une séquence d’étapes qui produisent un résultat prévisible. En général, une entreprise en activité peut être vue comme une collection de workflows qui sont exécutés encore et encore pour créer de la valeur. Un workflow est, à bien des égards, similaire à une chaîne de montage dans la mesure où il comporte plusieurs étapes à chacune desquelles différentes équipes réalisent leur partie du travail.

Certaines étapes d’un workflow peuvent être réalisées en même temps, mais généralement, un workflow comprend une séquence d’étapes dans lesquelles les résultats de chaque étape sont utilisés dans une ou plusieurs étapes suivantes.

Qu’est-ce qu’un système de gestion de flux de travail ?

Un système de gestion de flux de travail est une application logicielle qui vous permet de créer des modèles de flux de travail et d’exécuter plusieurs workflows à partir d’eux, que votre directeur des opérations peut ensuite suivre et analyser pour maximiser l’efficacité.

Ainsi, un système de gestion de flux de travail doit vous permettre de :

• Décrire les types de workflows que vous souhaitez avoir dans votre système comme des séquences d’étapes ;
• Exécuter des instances individuelles de workflows et suivre leur progression ;
• Mettre en place la passation des workflows d’une équipe à une autre à mesure qu’ils progressent d’une étape à une autre ;
• Mettre en place l’attribution automatique de tâches aux équipes lorsque qu’un workflow passe d’une étape à une autre ;
• Analyser les performances en examinant les statistiques des workflows terminés.

Naturellement, des fonctionnalités supplémentaires, telles que l’automatisation et l’intégration avec des systèmes externes ou des composants qui favorisent l’interaction avec les utilisateurs externes, sont les bienvenues. Cependant, celles énumérées ci-dessus sont le strict minimum requis.

Examinons maintenant six solutions SaaS qui se présentent comme des systèmes de gestion de flux de travail.

Nos produits testés et recommandés

Pneumatic

Pneumatic coche toutes les cases classiques de la gestion de flux de travail : vous obtenez vos processus de chaîne de montage, la passation des workflows d’une équipe à une autre, l’attribution automatique des tâches.

Cette focalisation sur la gestion classique des processus métier se traduit par une interface rationalisée avec peu de désordre. De plus, une attention suffisante est accordée à l’expérience des employés de rang et de dossier : chaque membre de l’équipe dispose de son propre “seau de tâches” qu’il est censé compléter. Les managers peuvent même choisir de gérer sur la base d’un besoin à connaître complet en ne donnant à leurs rapports l’accès qu’à des tâches spécifiques tout en conservant les détails du workflow pour eux-mêmes.

Au moment de la rédaction de cet article, il n’y a pas de support pour les tâches parallèles ou les processus de branchement : le seul moyen d’obtenir quelque chose de similaire est d’ajouter des listes de contrôle aux tâches, mais les listes de contrôle dans Pneumatic sont une entité distincte. Elles sont utiles, mais elles ne sont pas identiques aux tâches parallèles correctes.

Les extras intéressants comprennent :

• Intégration facile avec des systèmes tiers via Zapier ou Make et un support généreux pour divers types d’interactions avec les utilisateurs externes ;
• Les clients et les fournisseurs peuvent démarrer un workflow via un formulaire de lancement partagé publiquement ;
• Vous pouvez inviter des personnes en dehors de votre entreprise aux tâches, sans frais supplémentaires.
• Une large sélection d’options de déploiement incluant des déploiements sur cloud privé et sur site ciblés sur les clients d’entreprise

Tous les plans d’abonnement offrent un accès illimité aux utilisateurs, aux modèles de workflow illimités et à tout illimité, la seule différence réside dans le niveau de support que vous obtenez :

• dans le plan libre-service de base, vous pouvez construire vos workflows seul pour 99 $ par mois avec un accès complet aux fonctionnalités et aucune limite d’utilisateurs
• dans le plan Turnkey, l’équipe de Pneumatic construira votre premier processus métier et l’intégrera à votre application pour vous
• et le plan Entreprise comprend un support illimité et des options de personnalisation.

Kissflow

Kissflow est un acteur de longue date sur le marché et est principalement destiné aux grandes entreprises (20 personnes et plus). Kissflow prend en charge les workflows séquentiels appropriés et permet d’ajouter facilement des étapes parallèles aux modèles de workflows, conçus comme des organigrammes.

Kissflow propose aux clients plus que simplement la gestion des workflows, se positionnant comme un système de gestion et de suivi des projets. Il permet aux utilisateurs de créer des workflows et des tableaux Kanban, afin qu’ils puissent exécuter certains processus sous forme de workflows de chaîne de montage plus traditionnels tout en exploitant une gestion agile pour d’autres projets.

En termes de gestion des workflows, Kissflow coche toutes les cases et offre une gestion agile en prime. Le seul inconvénient est que Kissflow vise délibérément une expérience un peu “jardin clos” en ce qui concerne les utilisateurs : il n’y a pas de support pour les utilisateurs invités ou l’interaction avec des utilisateurs externes au moment de la rédaction de cet article.

Et l’expérience de vos collaborateurs de rang et de dossier peut être un peu envahissante car, tout comme quelques autres concurrents de cette liste, Kissflow choisit d’offrir aux utilisateurs plus d’informations plutôt que moins.

Kissflow n’a pas de plan gratuit.

Process Street

Process Street propose une interface conviviale de type feuille de calcul où vous pouvez rapidement créer des workflows. Les instances de workflow dans le système sont appelées des exécutions de workflow. La facilité d’utilisation est le principal point de vente de Process Street. Il vous permet de démarrer rapidement avec des workflows, surtout si vous profitez de la vaste bibliothèque de workflows que vous pouvez utiliser en l’état ou comme source d’inspiration pour vos propres processus personnalisés.

Process Street offre toutes les fonctionnalités critiques de gestion de workflows, mais les déplace un peu loin de vous : les entités que vous créez dans Process Street sont des listes de contrôle plutôt que des workflows séquentiels. De plus, lorsqu’une nouvelle exécution de workflow est créée, par défaut, les personnes qui y sont affectées voient toutes les étapes/items en même temps et peuvent les cocher dans n’importe quel ordre.

Process Street vous permet de désigner certaines étapes de vos workflows comme des “tâches d’arrêt”, c’est-à-dire des tâches qui doivent être terminées avant que d’autres tâches ultérieures ne puissent être exécutées. En d’autres termes, les tâches d’arrêt peuvent être utilisées pour mettre en œuvre des workflows séquentiels standard dans Process Street. Dans ce cas, votre équipe ne verra de nouvelles tâches qu’après la réalisation de la tâche actuelle.

Chaque membre de l’équipe dispose de sa propre boîte de réception où il voit les tâches/étapes qui lui sont actuellement assignées. Dans le cas des listes de contrôle, ils voient toutes les étapes simultanément, de sorte que la boîte de réception peut parfois être encombrée.

Dans l’ensemble, cependant, Process Street vous permet de construire et de gérer des workflows. De plus, il offre quelques fonctionnalités supplémentaires, telles que des intégrations avec d’autres systèmes et des utilisateurs invités, ce qui signifie que vous avez la possibilité d’inviter des personnes n’ayant pas de compte Process Street à des exécutions de workflow et des étapes spécifiques.

Un avantage d’avoir des workflows se comportant comme des listes de contrôle par défaut est que cela facilite grandement la mise en œuvre des étapes parallèles - il suffit de ne pas désigner une étape comme une tâche d’arrêt, et elle sera attribuée en même temps que la prochaine tâche d’arrêt dans la séquence.

Process Street propose également des options de marque blanche dans le plan entreprise (à partir de 1650 dollars par mois), y compris l’utilisation de vos propres domaines et logo dans le système.

Process Street n’offre plus de plan gratuit.

Pipefy

Pipefy est un système de gestion des processus agile dans lequel les processus métier sont décrits sous forme de “pipes”, des tableaux Kanban hautement personnalisables auxquels toutes sortes de phases peuvent être ajoutées par rapport aux simples “à faire”, “en cours” et “terminé” de l’agilité standard.

C’est un excellent système pour ceux qui veulent rester agiles tout en introduisant une certaine structure à leurs processus. Il permet aux utilisateurs agiles de rester dans leur zone de confort aussi longtemps qu’ils le souhaitent, mais en coulisse, il offre des fonctionnalités d’automatisation avancées qui vous permettent d’aller au-delà du déplacement manuel des cartes entre les phases, bien que cela demande un effort supplémentaire.

Pipefy n’offre pas par défaut la passation automatique des processus d’une équipe à une autre. Au lieu de cela, lorsqu’une équipe se voit attribuer une carte dans un pipe (qui représente une instance de processus individuelle), elle reste avec elle du début à la fin à moins que le manager ne retire manuellement certains membres de l’équipe de la carte et n’en ajoute d’autres lorsqu’elle se déplace à travers le pipe.

Cependant, des automatisations peuvent être configurées pour ajouter des membres d’équipe et les supprimer des cartes lorsqu’elles passent d’une phase à une autre. Donc, même si vous pouvez mettre en place des workflows dans Pipefy, vous devrez faire un effort supplémentaire pour mettre en œuvre la passation automatique des tâches.

Les membres de votre équipe voient leur travail dans la section “Mon travail”, où ils trouvent toutes les cartes actuellement qui leur sont attribuées. Ils voient également des informations supplémentaires, comme le pipe et la phase de chaque carte. Certaines de ces informations ne sont pas toujours pertinentes, mais Pipefy suit la philosophie selon laquelle il vaut mieux avoir quelque chose et ne pas en avoir besoin que d’en avoir besoin.

Pipefy propose un plan de démarrage gratuit.

Tallyfy

Tallyfy propose une interface intuitive pour créer des plans de flux de travail et exécuter ces flux. Vous pouvez intégrer une large gamme de types de données dans les étapes du flux pour transférer des informations d’une étape à l’autre. Le système est convivial, ce qui permet une mise en route rapide.

Cependant, un inconvénient majeur est que, bien que Tallyfy prône les vertus de la gestion séquentielle des flux de travail, son implémentation laisse à désirer : par défaut, les entités que vous créez (appelées plans de flux de travail) lancent des listes de contrôle où toutes les étapes sont assignées en même temps et peuvent être accomplies dans n’importe quel ordre.

Contrairement aux tâches bloquantes de Process Street, dans Tallyfy, la seule façon de garantir l’assignation et la réalisation séquentielle des tâches est d’ajouter des conditions à chaque tâche du flux de travail pour indiquer qu’elle doit être affichée/assignée uniquement après l’achèvement de la tâche précédente.

Alors, pouvez-vous gérer des flux de travail dans Tallyfy ? Absolument. Mais devrez-vous faire un effort supplémentaire pour y parvenir ? — Oui.

Bien que Tallyfy soit un système de gestion de flux de travail performant, son utilisation peut provoquer une certaine confusion : la documentation met l’accent sur des processus séquentiels et un transfert progressif des tâches, mais le comportement par défaut du système est de distribuer toutes les tâches simultanément.

Tallyfy ne propose pas de plan gratuit, et le plan de base est uniquement destiné à la gestion documentaire.

Cflow

Cflow remplit tous les critères d’un système de gestion des flux de travail, permettant aux utilisateurs de créer des flux consécutifs et parallèles dans une interface graphique intuitive.

Cflow utilise une logique conditionnelle pour déterminer l’ordre d’attribution des étapes aux intervenants. Par défaut, le flux suit un déroulement de début à fin, mais des règles peuvent être ajoutées pour permettre au processus de revenir en arrière ou de passer à une étape spécifique, en fonction des variables du processus.

En outre, Cflow prend en charge des étapes parallèles et propose un système de rapports puissant permettant de créer une large gamme de rapports graphiques et tabulaires. Vous pouvez également exporter ces rapports en Excel ou PDF, mais cette fonctionnalité est payante, facturée par rapport.

Cependant, Cflow présente des limites pour les utilisateurs quotidiens : contrairement à d’autres systèmes, il n’y a pas de vue dédiée Mes Tâches/Mon Travail/Boîte de Réception. Les utilisateurs n’ont qu’un tableau de bord où ils voient tous les flux en cours et leurs notifications.

L’implication d’utilisateurs externes est limitée : bien que des formulaires publics permettent de lancer de nouveaux flux, il n’est pas possible d’inviter des utilisateurs externes à participer à des étapes spécifiques des flux.

Cflow propose un programme de partenariat, mais l’utiliser comme solution de gestion en marque blanche implique des coûts élevés (plusieurs milliers de dollars par an), en plus des frais par utilisateur.