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Wie ändere ich Workflows?

Workflows sind darauf ausgelegt, Geschäftsprozesse zu automatisieren und effizienter zu gestalten. Allerdings müssen Ihre Workflows möglicherweise angepasst werden, um Veränderungen in Ihrer Geschäftsumgebung widerzuspiegeln. In diesem Blogbeitrag erklären wir, wie Sie Ihre Workflows aktualisieren können.

Verständnis von Workflow-Vorlagen

Alle Workflows basieren auf Workflow-Vorlagen. Eine Workflow-Vorlage ist ein Leitfaden, der die Schritte skizziert, die in einem Workflow durchgeführt werden sollten, die Teams oder Personen, denen jeder Schritt zugewiesen wird, und die Informationen, die von Stufe zu Stufe innerhalb des Workflows weitergegeben werden. Um die Art und Weise, wie ein Workflow funktioniert, zu ändern, müssen Sie die Vorlage bearbeiten, auf der der Workflow basiert.

Bearbeiten von Workflow-Vorlagen

Sie bearbeiten Workflow-Vorlagen im Vorlagenbereich von Pneumatic. Beim Bearbeiten einer Workflow-Vorlage können Sie Schritte hinzufügen oder entfernen, Workflow-Variablen hinzufügen oder entfernen oder die für bestimmte Schritte zugewiesenen Ausführenden ändern. Darüber hinaus können Sie auch zulassen, dass Workflows in jeder Phase abgeschlossen werden, oder festlegen, dass ein bestimmter Schritt von allen zugewiesenen Ausführenden abgeschlossen werden muss.

Hinzufügen oder Entfernen von Schritten

Beim Hinzufügen oder Entfernen von Schritten ist es wichtig, die Auswirkungen der Änderungen auf den gesamten Workflow zu berücksichtigen. Beachten Sie, dass bei Aktivierung einer Vorlage nach der Bearbeitung die Änderungen sofort auf alle laufenden Workflows angewendet werden, die auf der Vorlage basieren. Das bedeutet, dass Aufgaben, die zuvor Personen zugewiesen wurden, verschwinden können, wenn Sie einen Schritt entfernen.

Hinzufügen oder Entfernen von Workflow-Variablen

Workflow-Variablen dienen dazu, Informationen von einem Schritt zum nächsten weiterzugeben. Wenn Sie Workflow-Variablen hinzufügen oder entfernen, stellen Sie sicher, dass die Variablen notwendig sind und auf sinnvolle Weise verwendet werden. Wenn Sie Variablen entfernen, stellen Sie sicher, dass deren Entfernung nicht zu einem katastrophalen Datenverlust führt.

Ändern der für bestimmte Schritte zugewiesenen Ausführenden

Wenn Sie die für bestimmte Schritte zugewiesenen Ausführenden ändern müssen, stellen Sie sicher, dass die neuen Ausführenden die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse haben, um die ihnen zugewiesenen Aufgaben zu erfüllen. Stellen Sie außerdem sicher, dass die neuen Ausführenden über die Änderungen im Workflow informiert sind und ihre Rollen und Verantwortlichkeiten verstehen. In Pneumatic können Sie auch dynamisch Ausführende zu laufenden Workflow-Aufgaben hinzufügen.

Zulassen, dass Workflows in jeder Phase abgeschlossen werden

Einige Geschäftsprozesse können in jeder Phase abgeschlossen werden, andere jedoch nicht; stellen Sie sicher, dass es keine unbeabsichtigten Folgen gibt, wenn Workflows eines bestimmten Typs frühzeitig abgeschlossen werden.

Abschluss durch Alle

Wenn Sie festlegen, dass ein bestimmter Schritt von allen zugewiesenen Ausführenden abgeschlossen werden muss, stellen Sie sicher, dass die Ausführenden über die Anforderung informiert sind und ihre Rollen und Verantwortlichkeiten verstehen. Stellen Sie außerdem sicher, dass es keine Verzögerungen im Workflow gibt, die auf die Anforderung zurückzuführen sind. Beachten Sie auch, dass es am besten ist, die Anforderung des Abschlusses durch alle in alle Aufgaben einzubeziehen, wenn Sie planen, dynamisch Ausführende zu den Aufgaben hinzuzufügen.

Zusammenfassung

Sie ändern Workflows, indem Sie die Vorlage ändern, auf der sie basieren. In Pneumatic, ist das Bearbeiten von Vorlagen ein unkomplizierter Prozess. Sie müssen jedoch vorsichtig vorgehen, wenn Sie Ihre Workflows ändern und aktualisieren, um sicherzustellen, dass Ihre Änderungen Ihre Geschäftsprozesse nicht beeinträchtigen.