Was sind die Komponenten
eines Workflows?

Ein Workflow stellt eine orchestrierte Sequenz von Schritten dar, die darauf abzielt, einen vielschichtigen Geschäftsprozess zu optimieren und zu automatisieren. Ein Workflow besteht aus mehreren miteinander verbundenen Komponenten und gewährleistet einen nahtlosen Fortschritt von einer Phase zur nächsten. In diesem Blogbeitrag erklären wir die wesentlichen Elemente, die einen Workflow ausmachen.

Schritte oder Phasen

Die erste Komponente eines Workflows sind die Schritte oder Phasen, die den Geschäftsprozess ausmachen. Jeder Schritt oder jede Phase repräsentiert einen diskreten Teil des Prozesses, der abgeschlossen sein muss, bevor der nächste Schritt gestartet werden kann. Schritte oder Phasen können je nach Art des zu automatisierenden Prozesses einfach oder komplex sein.

Aufgaben

Jeder Schritt oder jede Phase in einem Workflow kann eine oder mehrere Aufgaben umfassen. Eine Aufgabe stellt eine spezifische Aktion dar, die innerhalb des Schritts oder der Phase abgeschlossen werden muss. Aufgaben können einer oder mehreren ausführenden Personen zugewiesen werden, die für die Fertigstellung der Aufgabe verantwortlich sind.

Ausführende

Jede Aufgabe in einem Workflow muss mindestens einem Ausführenden zugewiesen sein. Der Ausführende ist die Person, die für die Fertigstellung der Aufgabe verantwortlich ist. Eine Aufgabe kann mehrere Ausführende haben, und die Ausführenden können innerhalb der Aufgabe unterschiedliche Rollen und Verantwortlichkeiten haben. Wenn ein Schritt in einem Workflow mehrere Aufgaben umfasst, kann jeder Aufgabe ein anderer Ausführender oder eine Gruppe von Ausführenden zugewiesen werden.

Workflow-Startformular

Bei der Initiierung eines neuen Workflows werden die notwendigen variablen Eingaben über ein Workflow-Startformular bereitgestellt. Dieses Formular sammelt die wesentlichen Informationen, die erforderlich sind, um den Workflow zu starten. Es kann angepasst werden, um alle relevanten Daten zu sammeln, die für den spezifischen Workflow benötigt werden. Darüber hinaus können Workflow-Startformulare öffentlich gemacht oder auf einer Webseite eingebettet werden. Wenn eine Drittanwendung oder ein anderer Workflow automatisch einen Workflow startet, müssen die Felder des Startformulars programmatisch eingefügt werden.

Variablen oder Datenfelder

Sowohl das Workflow-Startformular als auch die Aufgaben innerhalb eines Workflows können Variablen enthalten, die auch als Datenfelder bezeichnet werden. Diese Datenfelder dienen dazu, Informationen zu sammeln und an die nachfolgenden Schritte im Workflow weiterzugeben. Sie können verschiedene Arten von Daten speichern, einschließlich Daten, Zeiten, Text und Zahlen. Darüber hinaus können Datenfelder in bedingten Aussagen verwendet werden, um bestimmte Aktionen zu initiieren oder Entscheidungen innerhalb des Workflows zu treffen.

Kommentare und Teaminteraktionen

Kommentare in Workflows dienen als Kollaborations- und Kommunikationstool, das es Ihrem Team ermöglicht, effizient Informationen im Kontext spezifischer Workflows auszutauschen. Sie können nicht nur Videos und Bilder in Kommentaren einbetten, sondern auch Dateien hochladen und Links einfügen. Darüber hinaus ist das Erwähnen spezifischer Kollegen in Ihren Kommentaren eine effektive Möglichkeit, deren Aufmerksamkeit zu erregen.

Zusammenfassung

Workflows sind komplexe Prozesse, die aus mehreren Komponenten bestehen. Jede Komponente spielt eine entscheidende Rolle bei der Automatisierung des Geschäftsprozesses. Das Verständnis der Komponenten eines Workflows kann Ihnen helfen, Workflows zu entwerfen, zu entwickeln und zu implementieren, die effizient, effektiv und genau sind. Wenn Sie immer noch Probleme mit Ihren Workflows haben, wenden Sie sich an Ihren Workflow-Software Anbieter für zusätzliche Unterstützung.