Wie können wir einen idealen Workflow erstellen

Erledigt ist besser als Perfekt

Zunächst ist es wichtig zu bedenken, dass Perfektion oft unerreichbar ist, daher ist es besser, sich auf Fortschritte zu konzentrieren, anstatt von Anfang an auf Perfektion abzuzielen. Einen idealen Workflow zu erstellen geht nicht darum, einen komplizierten Plan zu entwickeln und ihn perfekt umzusetzen, sondern vielmehr darum, einen iterativen Ansatz durch Versuch und Irrtum zu verfolgen.

Versuch und Irrtum

Versuch und Irrtum sind entscheidend im Workflow-Management. Es ist wichtig, direkt einzusteigen und Ihren ersten Entwurf eines Workflow-Templates zu erstellen, auch wenn es nicht perfekt ist. Sie könnten überrascht sein, wie oft es “gut genug” ist und langfristig mit minimalen Änderungen Bestand hat. Wenn jedoch der Workflow Probleme verursacht und Probleme bereitet, ist es an der Zeit, zum Reißbrett zurückzukehren und Änderungen vorzunehmen.

Datenanalytik ist der Schlüssel

In einem iterativen Versuchs- und Irrtumsprozess sind Daten entscheidend. Die Überwachung der Workflow-Leistung ist für Verbesserungen unerlässlich. Branchenstandards für ähnliche Jobs können zum Vergleich nützlich sein. Wenn Sie ein Workflow-Management-System haben, wird es wahrscheinlich ein zugängliches Dashboard oder eine API haben, die es Ihnen ermöglicht, Daten nach Herzenslust zu analysieren. Ohne Daten ist es leicht, sich in einem Meer von Chaos verloren zu fühlen.

Evolution schlägt Design

Es ist besser, Ihre Workflows in Bezug auf Evolution statt Design zu verbessern. Evolution beinhaltet kleine inkrementelle Änderungen, die die Leistung und Statistiken im Laufe der Zeit verbessern können. Dieser Ansatz ist praktischer als Design, das einen allwissenden Schöpfer voraussetzt.

Rollentrennung

Beim Wechsel von unstrukturierten Kanban-ähnlichen Managementsystemen zu strukturierten Geschäftsprozessen ist es wichtig, sicherzustellen, dass Teammitglieder nicht mit Informationen überladen werden. Der Workflow sollte so gestaltet sein, dass er alle notwendigen Informationen für die Erledigung jeder Aufgabe liefert, und die Teammitglieder sollten klar verstehen, was von ihnen zur Erledigung der Arbeit erforderlich ist.

Klare Definition von Erledigt

Um sicherzustellen, dass Ihr Geschäftsprozess reibungslos und ohne Engpässe abläuft, ist es wichtig, jedem Teilnehmer ein klares Verständnis dafür zu vermitteln, was getan werden muss und in welcher Form. Ihre Workflow-Plattform sollte Fälligkeitstermine, eingebaute Logik, Bedingungen und durchsetzbare Ausgabefelder unterstützen.

Gut genug

Ähnlich wie “erledigt ist besser als perfekt”, schlägt “gut genug” oft die Perfektion in der realen Welt. Es ist wichtig, Ihren Workflow ständig zu optimieren und zu verfeinern, bis Sie schließlich auf die Wand der abnehmenden Erträge stoßen. Wenn Sie all Ihre Mühe in die Verbesserung und Verfeinerung gesteckt haben, ist es an der Zeit, ihn für Sie arbeiten zu lassen.

Sich ändernde Welt - sich ändernde Ziele

Es ist wichtig, die Workflow-Statistiken ständig zu verfolgen, um nicht unvorbereitet erwischt zu werden, wenn sich die Geschäftsumgebung ändert. Kein Workflow ist jemals perfekt, und es ist wichtig, ein Auge darauf zu haben, wie er sich entwickelt und bei Bedarf Änderungen vorzunehmen.