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Was macht ein gutes Workflow-Management-System aus?

Ein Workflow-Management-System spielt eine entscheidende Rolle bei der Rationalisierung von Geschäftsprozessen und der Steigerung der betrieblichen Effizienz. Hier sind einige der wesentlichen Merkmale, die ein gutes Workflow-System ausmachen:

  1. Workflow-Blueprint/Vorlagen-Builder. Ein gutes Workflow-Management-System sollte den Benutzern ermöglichen, ihre Geschäftsprozesse als Sequenzen von Aufgaben zu definieren, die von relevanten Akteuren ausgeführt werden können. Das System sollte einen intuitiven Blueprint/Vorlagen-Builder bieten, der es den Benutzern ermöglicht, ihre Standardarbeitsabläufe einfach zu erstellen und zu verwalten.
  2. Flexible Workflow-Ausführungsoptionen. Ein gutes Workflow-Management-System sollte mehrere Optionen für die Ausführung von Workflow-Instanzen im System bieten, einschließlich manueller, externer und automatischer. Diese Flexibilität ermöglicht es den Benutzern, die beste Option basierend auf ihren spezifischen Bedürfnissen zu wählen.
  3. Workflow-Tracking und Berichtsfunktionen. Ein gutes Workflow-Management-System sollte Workflow-Tracking und Berichtsfunktionen bieten. Die Geschäftsleitung sollte in der Lage sein, den Fortschritt laufender Workflows zu überwachen und Berichte und Dashboards abzurufen, um grundlegende Statistiken zu ihren Workflows zu erhalten.
  4. Integration mit externen Apps. Ein gutes Workflow-Management-System sollte die Integration mit externen Apps unterstützen, um einen nahtlosen Datenaustausch zwischen dem Workflow-System und Drittanbieter-Apps zu ermöglichen. Diese Funktion ist in einer Welt unerlässlich, in der Unternehmen typischerweise eine Vielzahl von Apps für verschiedene Zwecke verwenden.
  5. Benutzerfreundliche Oberfläche. Ein gutes Workflow-Management-System sollte eine klare und übersichtliche Oberfläche für das allgemeine Personal bieten. Das System sollte nur die Arbeit anzeigen, die sie ausführen müssen, ohne zusätzliche Informationen, die sie ablenken könnten.

Einige zusätzliche Funktionen, die die Benutzerfreundlichkeit des Systems verbessern können, sind die Unterstützung für parallele Aufgaben, komplexe bedingte Logik innerhalb von Workflows, einfache Interaktionen mit externen Benutzern zur Erleichterung der Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten, und die Unterstützung für agiles Projektmanagement mit Kanban-Boards.

Insgesamt muss ein gutes Workflow-Management-System flexibel, intuitiv und skalierbar sein, um den sich ändernden Bedürfnissen von Unternehmen gerecht zu werden. Durch die Einführung eines geeigneten Systems können Unternehmen ihre Workflow-Prozesse optimieren, die Produktivität verbessern und einen Wettbewerbsvorteil im heutigen schnelllebigen Markt erzielen.


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