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Crashkurs: Aktualisierung Ihres Unternehmens von Aufgaben zu Arbeitsabläufen

Erfahren Sie, wie Sie Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe heben können, indem Sie Arbeitsabläufe nutzen, um es in eine super effiziente, schlanke und leistungsfähige Maschine zu verwandeln, die sich selbst betreiben kann. SOP-basierte Arbeitsabläufe haben die Kraft, Ihr Unternehmen aus dem kreativen Chaos von endlosen Alle-helfen-mit-Situationen in den Status eines laufenden Unternehmens zu heben, das zuverlässige, vorhersehbare Ergebnisse liefert.

Arbeitsabläufe vs Aufgaben

Eine Aufgabe ist ein einzelnes Arbeitspaket, das einer oder mehreren Personen zugewiesen wird, in der Regel mit der Erwartung, dass sie es innerhalb eines bestimmten Zeitraums abschließen. Eine grundlegende Eigenschaft einer Aufgabe ist, dass es wenig Nutzen hat, sie weiter in noch kleinere Teilaufgaben zu zerlegen.

Eine Aufgabe kann somit als “atomares” Arbeitspaket bezeichnet werden. Es ist natürlich weitgehend eine Frage der Wahrnehmung, Zweckmäßigkeit und des Kontexts: die gleiche Aufgabe kann in einem Kontext atomar und in einem anderen komplex sein.

Ein Arbeitsablauf hingegen ist eine Reihe von miteinander verbundenen Aufgaben, die nacheinander abgeschlossen werden müssen. Arbeitsabläufe basieren normalerweise auf Standardarbeitsanweisungen oder SOPs. Diese sind bekannt als Arbeitsablaufvorlagen in Pneumatic.

Arbeitsablaufmanagement
vs Aufgabenmanagement

Aufgabenmanagement arbeitet auf der Ebene einzelner Aufgaben. In einem Aufgabenmanagementsystem erstellen Sie eine Aufgabe, weisen sie einem oder mehreren Mitgliedern Ihres Teams zu und ändern dann manuell ihren Status, während Sie daran arbeiten.

Aufgabenmanagement kann im richtigen Kontext äußerst hilfreich sein, ist jedoch im Kern ein sehr manueller Prozess, da jemand eine neue Aufgabe erstellen, manuell zuweisen und dann den Status ständig ändern muss. Automatisierung spielt erst beim Fortschritts-Tracking eine Rolle im Aufgabenmanagement.

Arbeitsablaufmanagement hebt dies auf die nächste Stufe. Sie beginnen mit der Definition von Standardarbeitsanweisungen für Ihre Organisation, wobei jede solche SOP aus mehreren Schritten oder Aufgaben besteht. Dann, wenn Sie neue Arbeitsabläufe ausführen von Ihren SOPs. Das Arbeitsablaufmanagementsystem übernimmt die Zuweisung einzelner Aufgaben automatisch.

Der Fortschritt wird nun auch auf der Ebene der Arbeitsabläufe verfolgt. Wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist, geht der Arbeitsablauf, zu dem sie gehört, zum nächsten Schritt über, und das Management kann sofort den Fortschritt in diesem Arbeitsablauf sehen.

Arbeitsablaufmanagement
in Pneumatic

Pneumatic ist ein Arbeitsablaufmanagementsystem und kein Aufgabenmanager und was das in der Praxis bedeutet, ist, dass Sie auf der obersten Ebene der Standardarbeitsanweisungen beginnen, die als Arbeitsablaufvorlagen bekannt sind.

Pneumatic kommt mit einem Satz von vorkonfigurierten Arbeitsablaufvorlagen (SOPs), die Sie so verwenden können, wie sie sind, oder nachdem Sie sie bearbeitet haben, um sie besser an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen.

Alternativ können Sie immer neue SOPs von Grund auf neu erstellen. Wie auch immer der Fall sein mag, sobald Sie die SOPs, die Sie im System haben möchten, haben, können Sie aus jeder einzelnen mehrere Arbeitsabläufe ausführen.

Aufgabenmanagement
in Pneumatic

Sobald ein neuer Arbeitsablauf aus einer Arbeitsablaufvorlage (SOP) gestartet wird, übernimmt Pneumatic das gesamte Aufgabenmanagement für Sie. Die Aufgaben, die jedes Mitglied Ihres Teams in ihrer Meine Aufgaben Schnittstelle sieht, werden automatisch von Pneumatic ausgewählt, basierend auf der Konfiguration der SOPs und dem aktuellen Stand der laufenden Arbeitsabläufe im System.

In Pneumatic verwalten Sie Ihre SOPs und verfolgen den Fortschritt Ihrer Arbeitsabläufe. Die zugrunde liegende Aufgabe der Aufgabenzuweisung wird von Pneumatic erledigt. Jedes Mitglied Ihres Teams weiß genau, an welchen Aufgaben sie zu jedem Zeitpunkt arbeiten sollen, zusammen mit allen relevanten Informationen, auf die sie innerhalb der Arbeitsabläufe, zu denen ihre Aufgaben gehören, Zugriff haben.