Pas un gestionnaire de tâches

Découverte précoce de la gestion des tâches.
Les origines de Kanban

Par définition, une startup est une entreprise qui essaie encore de comprendre son modèle économique. Il y a une vision, souvent une bonne idée, mais seulement une compréhension très vague de la manière de le monétiser. Se concentrer sur les tâches individuelles et réagir aux retours d’information est naturel lorsque vous testez constamment et rejetez des hypothèses.

De plus, les startups ont tendance à s’appuyer sur des équipes transversales étroitement liées. Il est donc logique de travailler avec des tâches individuelles et de laisser votre équipe les gérer comme bon leur semble. Il vous suffit de donner à votre équipe un tableau Kanban et de leur permettre de déplacer les tâches de À faire, en cours, puis terminées.

Gestion de la complexité.
Étape un : Listes de contrôle

Au fur et à mesure que les entreprises mûrissent, les complexités s’installent inévitablement. Le nombre de tâches a aussi tendance à croître de façon exponentielle. Un tableau Kanban est beau et bien rangé lorsque vous avez une douzaine de tâches, mais il peut sembler vraiment apocalyptique avec une centaine de tâches dessus.

La manière naturelle de gérer un tel chaos est de diviser la multitude de tâches en morceaux et d’organiser chaque morceau en une liste de contrôle. Au lieu de cent tâches, vous revenez maintenant à une vingtaine, chacune d’elles étant désormais composée d’un ensemble de sous-tâches organisées en une liste de contrôle. C’est une amélioration. Mais avec la croissance des effectifs, vos équipes ont tendance à devenir plus spécialisées et au sein de chaque équipe, les généralistes cèdent la place aux spécialistes.

Les trois prochains défis organisationnels que vous devez relever sont :

• Que faire lorsque différentes équipes spécialisées doivent travailler sur différents éléments de la même liste de contrôle ?
• Que faire lorsque le travail sur un élément d’une liste de contrôle ne peut commencer qu’après que le travail sur un autre élément a été terminé ?
• Comment s’assurer que vos membres d’équipe ne choisissent pas les tâches et qu’ils accordent suffisamment d’attention à toutes les tâches.

Des listes de contrôle aux flux de travail

Les simples listes de contrôle commencent à échouer à ce stade. Elles évoluent naturellement vers des processus métier, des procédures opérationnelles standard ou des flux de travail. Un processus métier est une séquence de tâches répétables qui produit de manière fiable le même résultat s’il est suivi comme prescrit. Différents travaux peuvent être réalisés dans un processus métier par différentes personnes ou équipes, certains produits étant transmis d’une étape à l’autre comme une pièce sur une chaîne de montage.

Une entreprise mature ressemble à une machine bien conçue et bien huilée qui peut fonctionner toute seule. Une bonne idée peut apporter à votre startup un investissement initial de départ. Cependant, lorsque vient le moment de lever plus de capital institutionnel, les investisseurs potentiels veulent voir une “entreprise en marche”. Et une entreprise en marche est juste un autre mot pour un ensemble de processus métier répétables qui produisent de manière fiable les mêmes résultats et maintiennent l’entreprise en activité même si les fondateurs décident de prendre leur retraite.

Mission de Pneumatic

Créer des processus métier solides nécessite beaucoup de temps et d’efforts. La mission de Pneumatic est d’aider votre entreprise à mûrir sans douleur. Il vous permet d’évoluer organiquement votre tableau Kanban en un processus métier transparent et prévisible.

Expérimentez et évoluez

Pneumatic met l’accent sur la facilité d’utilisation et encourage l’amélioration continue. Vous pouvez commencer par créer un flux de travail simple pour une tâche ponctuelle, puis ajouter progressivement des étapes au besoin. Tous les modèles de flux de travail peuvent être modifiés, même s’ils ont plusieurs instances de flux de travail en cours.

Chaque fois qu’une modification est apportée à un modèle, elle se propage automatiquement à toutes ses instances en cours, résolvant avec précision tous les conflits possibles. Cette conception délibérée permet aux utilisateurs de Pneumatic de faire évoluer leurs processus métier de manière progressive à travers des essais empiriques. Plus besoin de réunions régulières impliquant tout le monde. Plus besoin d’interrompre les opérations pour mettre à jour les procédures. Votre équipe travaille en permanence avec la version la plus récente de vos processus métier.

Tâches dans les rues, flux de travail dans les fiches

Autrefois, seules les grandes entreprises industrielles avaient accès aux chaînes de montage. Les choses ont changé : maintenant, il est largement reconnu que les principes de productivité de la vieille “fabrique d’épingle” peuvent faire des merveilles pour les entreprises modernes élevées sous Kanban. Quand il faut agir, vous voulez continuer à livrer votre produit aux clients tout en travaillant sans relâche pour l’améliorer en continu.

Il est devenu courant de ridiculiser les bureaucraties lentes des géants corporate. Pourtant, de nombreuses études ont montré qu’ils parviennent d’une manière ou d’une autre à gagner plus d’argent que les startups et plus de bénéfices par employé aussi. Ils doivent bien faire quelque chose. Et ce qu’ils ont et que tant de startups n’ont pas, c’est une culture de gestion des processus métier.

Quelles que soient les inefficacités qu’ils pourraient avoir dans leurs structures organisationnelles d’entreprise, elles sont largement compensées par des pratiques de gestion avancées et des processus métier solides qui leur permettent souvent de fonctionner pratiquement en pilote automatique et de produire des résultats cohérents. La gestion et l’organisation comptent. C’était Adam Smith dans sa Richesse des nations qui a d’abord argumenté que cinq personnes fabriquant chacune une épingle de A à Z ne pourraient jamais produire autant d’épingles que cinq personnes organisées en chaîne de montage, chacune effectuant une opération simple sur la pièce en cours dans un processus bien organisé qui la transforme en épingle.

La spécialisation et la division du travail surpassent toujours l’artisanat polyvalent. La seule façon pour les startups de rivaliser avec les grandes entreprises sur le marché moderne impitoyable était que tout le monde travaille dans la même pièce en communiquant constamment les uns avec les autres.

Covid a mis fin à tout cela - nous travaillons désormais tous principalement à distance. Cela signifie que nous avons besoin de processus métier pour traverser les silos organisationnels isolés de nos propres bureaux à domicile. Nous avons besoin d’un environnement de travail qui informe un membre de l’équipe en Italie que son collègue au Japon a terminé sa partie du processus et qu’il est temps de prendre le relais. Pneumatic fait exactement cela : vous construisez vos processus, vous les exécutez, vous voyez ensuite comment votre équipe se comporte et ajustez vos opérations en conséquence

Il présente les tâches à votre équipe sous la forme d’un backlog familier. Les utilisateurs voient une liste de tâches assignées en fonction de leur rôle. Lorsqu’ils terminent une tâche, elle disparaît de leur backlog. Cependant, dans Pneumatic, toutes les tâches sont organisées en séquences. Cela signifie que votre directeur des opérations peut suivre les progrès en termes de flux de travail, tandis que votre équipe peut partager et transmettre des informations au sein des flux de travail pour maintenir la continuité des processus.

Des équipes de spécialistes totalement séparées peuvent travailler sur le même flux de travail et s’échanger les exigences et les résultats intermédiaires d’une étape à l’autre sans aucun problème, car toutes les informations pertinentes sont toujours partagées et facilement accessibles au sein du flux de travail.

Le meilleur de tous les mondes possibles

Pneumatic est conçu pour soutenir l’amélioration continue de votre entreprise. De cette manière, Pneumatic tire parti des forces tant de la gestion des tâches que de l’approche BPM plus traditionnelle. Il garde une certaine flexibilité et agilité au niveau des membres de l’équipe attribuant des tâches spécifiques tout en imposant une structure claire au niveau de la gestion des opérations et en assurant la répétabilité et l’efficacité des processus métier.

Faites évoluer les processus métier dans Pneumatic pour transformer votre entreprise en une entreprise en activité qui crée de manière fiable de la valeur client et génère des revenus pour vous et vos parties prenantes.